元々の募集要項がよく分からんが、元から「16時」なの？
募集受け付けが郵送のみなのに「16時」ってリミットが設定されてるのが謎。
郵送のみなら時刻リミットはなく「○○日必着」みたいなリミットだと思うんだが。

まさかとは思うが、担当が定時で帰りたいから、
その場で口頭で「16時」に決まったとかではないよな？