局長が担当の課内で共有させるために話し合いの内容をかいつまんで課長補佐に文書化させた
それを課内で共有

ごく普通のことだし、決定プロセスに関する書類は公文書扱い

内閣府にも記録があるはずだから、そちらを調査しないのは片手落ち