メールと電話の使い分けとしては、

（１）まずはメールで要件を伝えて電話の約束をする
（２）電話で詳細をやりとりする
（３）やりとりで決まったことを要約してメールで確認する
（４）齟齬があれば（２）に戻る

これで完璧。