そんな大層な事しないで、掲示板に資料貼って、暇な時に見ればいいだろ
後は見ましたって人からチェックやら印鑑を押せばいい
特に残業の多い職場は個人の仕事量も多い訳だし、仕事を中断して時間を合わせるのは労力と時間の無駄になる