そもそも今は市職員の机に1人1台のノートパソコンがあるのだから、
それを会議室に持っていけば済む話
　　※　今デスクトップではなく、ノートパソコンを置く自治体の方が多い。電気代の問題で技術職以外はノートパソ使用推奨

だから、基本的に予算ゼロで実施可能